Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung – Stiftung öffentlichen Rechts
Spandauer Damm 19
14059 Berlin
Vorstand (komm.): Volker Heller
Leitung: Franziska Münz

Kontaktdaten der Leitung: f.muenz@kulturformen.berlin

2. Name und Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten

Cortina Consult GmbH
Jörg ter Beek
Hafenweg 24
48155 Münster

E-Mail: dsb.stiftung-kwk-berlin@cortina-consult.de
Telefon: +49 251 297 947 40

3. Arten von Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Im Rahmen der Antragstellung und der Durchführung von Fördermaßnahmen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Prüfung, Bewilligung, Abwicklung und Evaluation der Förderung erforderlich sind. Diese Daten erhalten wir in der Regel unmittelbar von Ihnen. Zu den verarbeiteten Daten zählen insbesondere, aber nicht ausschließlich:

Juristische Personen

Basis- und Kontaktdaten:

- Name (Entscheidungsträger*innen & Ansprechpartner*innen), Adressdaten, E-Mail-Adresse und Rechtsform

Von Antragstellenden, die als Zuwendungsempfänger*innen fungieren sollen, werden zusätzlich erfasst:

Daten zur rechtlichen Identifikation der Organisation:

- Unterlagen zum Nachweis der Rechtsform (z. B. Handel-/ Vereinsregisterauszug) , Gründungsjahr und Transparenzdatenbanknummern

Natürliche Personen

Nicht in allen Förderprogrammen werden dieselben Daten erhoben. Die erhobenen Daten richten sich nach dem Schwerpunkt des Förderprogramms.

Basis- und Kontaktdaten:

- Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und Geburtsort

Projekt- und Antragsdaten:

- Angabe zu Rolle im Projekt, Funktion, Kooperationspartner*innen und deren Kontaktdaten

Berufliche & Qualifikationsdaten:

- Bildungs- und Berufsabschluss, Qualifikationen und bisherige Tätigkeiten

Angaben zur Barrieresituation, unter anderem:

- Flucht- oder Migrationserfahrung 

- Gesundheitsbezogene Angaben: Angabe, ob eine Behinderung oder Erkrankung vorliegt (ohne weitere Details)

Sonstige freiwillige Angaben:

- Lebenslauf, Referenzen, Portfolio und Website, ggf. weitere im Antrag gemachte Angaben

Im Falle einer positiven Förderempfehlung werden sowohl von juristischen als auch natürlichen Personen folgende weitere Daten verarbeitet:

Bankverbindung und Verwendungsnachweis (Zuwendungsempfänger*in)

Die obigen aufgeführten personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich zu den unten beschriebenen Zwecken verarbeitet. Dabei erfolgt die Verarbeitung stets auf der Grundlage der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen:

Durchführung des Förderverfahrens:

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Rechtliche Verpflichtungen nach Verwaltungs- und Haushaltsrecht:

- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben:

- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO

Einwilligung für Evaluation und Öffentlichkeitsarbeit:

- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

4. Empfänger*innen oder Kategorien von Empfänger*innen der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden nur an berechtigte Empfänger*innen übermittelt, soweit dies für die Durchführung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Alle Empfänger*innen unterliegen den einschlägigen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen. Der Umgang mit personenbezogenen Daten sowie deren Übermittlung erfolgt stets vertraulich und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Intern werden Ihre Daten von folgenden Abteilungen verarbeitet:

- Geschäftsstelle des Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung,
- Geschäftsführung und
- Informationstechnik

Zudem übermitteln wir die Daten, soweit es erforderlich ist, an weitere externe Stellen. Dazu gehört unser mit dem Schreddern der Antragsunterlagen beauftragter Dienstleister, sowie externe IT-Dienstleister.  Sämtliche Dienstleister, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, handeln DSGVO-konform; es bestehen hierzu rechtskonforme Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Des Weiteren werden personenbezogene Daten im Rahmen von Projektanträgen, Verwendungsnachweisen und Förderverfahren nur in dem Umfang weitergegeben, der für die jeweilige gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung erforderlich ist. 

Die Entscheidungsgremien, die über die Förderanträge befinden, erhalten die für die Entscheidungsfindung erforderlichen Daten in vollem Umfang. Alle Mitglieder der Gremien sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, und es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass personenbezogene Daten nach Wegfall des Zwecks – insbesondere nach Abschluss der Entscheidungsprozesse – von den privaten Geräten der Gremiumsmitglieder gelöscht werden müssen.

Für gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen durch die Senatsverwaltung oder vom Rechnungshof beauftragte Wirtschaftsprüfer*innen können Projektunterlagen eingesehen werden. Dabei werden sensible personenbezogene Daten nur insoweit offengelegt, wie dies für die Prüfung erforderlich ist. Alle Prüfer*innen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Zudem können vom Senat, einzelnen Senatsmitgliedern oder Senatsverwaltungen Anfragen eingehen, zum Zwecke der Statistik, der Pflege der Transparenzdatenbank, der Zuwendungsübersicht oder zu inhaltlichen Nachfragen. Die Beantwortung solcher Anfragen erfolgt stets auf das erforderliche Minimum an personenbezogenen Daten beschränkt. Nicht für die Beantwortung notwendige Daten werden geschwärzt oder anonymisiert. Alle Empfänger*innen sind zur Einhaltung der Verschwiegenheit verpflichtet.

Bild- und Dokumentationsmaterial des Projekts wird im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit verwendet, soweit keine ausdrücklichen Widersprüche der Beteiligten vorliegen. Daten der Förderung, einschließlich der Nennung von Projektpartner*innen, werden auf www.kulturformen.berlin veröffentlicht.

Im Rahmen von Evaluationen können personenbezogene Daten an Evaluator*innen weitergegeben werden, soweit dies für die Auswertung erforderlich ist. Zudem können Antragsstellende und Projektpartner*innen im Rahmen solcher Auswertungen kontaktiert werden, wobei die übermittelten Daten auf das notwendige Maß beschränkt bleiben.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert.

Antragsdaten: Die im Rahmen von Projektanträgen erhobenen Daten werden nach Abschluss des Förderverfahrens und nach Durchführung aller gesetzlich vorgesehenen Prüfungen, einschließlich der Wirtschaftsprüfung, gespeichert. In der Regel erfolgt die Löschung spätestens 10 Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres der Förderung, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Dieselbe Frist gilt für allgemeine Angaben zum Projekt (Projekttitel und -dauer, Förderhöhe, Zuwendungsempfänger*innen und Partner*innen, Teilnehmenden-Zahl und -Alter, künstlerische Sparte, Projektdokumentationen etc.) 

Verwendungsnachweise und Bankdaten: Diese Unterlagen werden ebenfalls 10 Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres der Förderung aufbewahrt, um den Nachweis der ordnungsgemäßen Mittelverwendung zu gewährleisten.

Korrespondenz und Bewerbungsunterlagen (intern für Gremienentscheidungen):  Jury- und Beiratsmitglieder werden verpflichtet, Daten sowie Protokolle sofort nach Zweckwegfall (Entscheidungsfindung) von ihren privaten Geräten zu löschen.

Öffentlichkeitsarbeit: Daten und Materialien, die im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit genutzt werden, werden dauerhaft gespeichert, sofern keine ausdrücklichen Widersprüche oder Widerrufe der Einwilligung vorliegen.

Evaluationen und Umfragen: Für Daten, die für Evaluationen oder Auswertungen von Projekten erhoben werden, erfolgt die Löschung unmittelbar nach Abschluss und Dokumentation der Evaluation, spätestens jedoch 2 Jahre nach Ende der Datenerhebung. Bei anonymisierten Auswertungen (Statistiken), besteht keine Löschfrist.

Durch diese differenzierte Speicherung wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten nur so lange wie notwendig aufbewahrt und danach ordnungsgemäß gelöscht oder anonymisiert werden.

6. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben umfassende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte dienen dazu, Transparenz und Kontrolle über die eigenen Daten sicherzustellen und können bei der Geschäftsstelle des Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung geltend gemacht werden.

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie deren Verarbeitungszwecke, Empfänger, Speicherdauer und weitere relevante Informationen zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Unter den Voraussetzungen der DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten verlangen, z. B. wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt werden oder direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen werden, soweit dies technisch machbar ist.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG): Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für den Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung ist die Berliner Datenschutzbeauftragte / Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen: Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Bereits erfolgte Datenverarbeitungen bleiben hiervon unberührt. Bitte richten Sie Ihren Widerruf an die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktadressen.

Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO): Soweit Datenverarbeitungen automatisiert Entscheidungen treffen, haben Sie das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie erheblich beeinträchtigt.

7. Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie haben keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Wir sind dann jedoch unter Umständen nicht in der Lage, Ihnen Projektförderungen zu ermöglichen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungsfindungen.